Facturación electrónica
Colombia
DIAN
Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales
¿Qué es la facturación electrónica?
Es la forma digital de emitir, enviar y almacenar documentos mercantiles, en lugar de entregarlas en papel, se generan a través de un sistema informático y se envían por medios electrónicos, como correo o plataformas en línea.
Proceso de habilitación
- Rut : Vigente, actualizado, verificar responsabilidades (IVA o Impuesto al consumo si aplica).
- Portal Dian: Ingresa al portal de facturación electrónica o directamente a la plataforma de habilitación: https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co.
- Sistema de habilitación: Se debe escoger tipo de tercero(natural o jurídica), digitar NIT y contraseña, recibir token para ingreso al sistema.
- Modo de facturación: se elige el modo (Software Gratuito, Proveedor tecnológico o software propio).
- Set de pruebas: enviar documentos necesarios para completar las pruebas (Facturas, NC, ND).
- Autorización de numeración: Se ingresa al sistema MUISCA y se solicita el rango de numeración.
- Prefijos: Luego de tener tu numeración autorizada, debes ingresar al sistema de facturación electrónica y asociar los prefijos correspondientes a tu software o modalidad de operación.
- Facturación real: cumplidos los pasos ya se está habilitado para emitir documentos electrónicos.
Firma digital
Es una herramienta tecnológica que garantiza la autenticidad, integridad y legalidad de un documento electrónico en Colombia.
- La firma identifica persona o empresa.
- Asegura la integridad del documento.
- Tiene validez legal regulada por la ley 527 de 1999 en Colombia.
- Es obligatoria en cada documento electrónico ante la DIAN para quienes usen Software propio o proveedor tecnológico.
- La firma digital es gratis si se opta por la facturación gratuita de la Dian.
Representación gráfica
Según la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, la representación gráfica debe contener al menos los siguientes elementos:
- Nombre o razón social y NIT del facturador electrónico.
- Fecha y hora de expedición.
- Número de la factura.
- Descripción de los bienes o servicios.
- Valor total de la operación.
- Valor de los impuestos.
- Forma de pago.
- Nombre o razón social y NIT del adquirente (si aplica).
- Código QR que permita validar la factura electrónica en el sitio web de la DIAN.
- Código único del documento.
Tiempo de almacenamiento obligatorio
En Colombia, la facturación electrónica debe conservarse durante un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo.
Formas de facturar electrónicamente
A través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN
- Es ofrecido por un tercero certificado por la DIAN.
- Solución lista para usar.
- El proveedor se encarga de la validación ante la DIAN.
Usando el software propio del contribuyente
- Software diseñado por la empresa con recursos propios y que cumple los estándares técnicos de la DIAN.
- Requiere validación previa y pruebas técnicas con la DIAN.
A través del servicio gratuito de la DIAN
- Para pequeñas empresas.
Utilización de software propio
El software propio del contribuyente
- Software diseñado por la empresa con recursos propios y que cumple los estándares técnicos de la DIAN.
- Requiere validación previa y pruebas.
Identificación de documentos
CUFE (Código Único de Factura Electrónica)
Es un código alfanumérico único que identifica cada factura electrónica de venta.
- Función: Garantiza la integridad y autenticidad del documento.
- Cómo se genera: A partir de una combinación de datos clave de la factura (como el NIT del emisor, número de factura, fecha de emisión, valor, impuestos, etc.)
- Uso: Se incluye en el archivo XML y en la representación gráfica.
- Validación: Puede ser verificado en la página de la DIAN para comprobar que la factura fue debidamente registrada.
CUDE (Código Único de Documento Electrónico)
Similar al CUFE, pero se utiliza para otros documentos electrónicos diferentes a la factura, como:
- Notas crédito.
- Notas débito.
- Función: Identifica de forma única cada documento soporte de ajustes.
- Generación: También se construye usando un hash de información clave del documento, con un método similar al CUFE.
CUNE (Código Único de Nómina Electrónica)
Es el código que identifica de manera única cada documento de nómina electrónica enviado a la DIAN.
- Función: Asegura la trazabilidad y autenticidad del documento de soporte de pago de nómina.
- Generación: Utiliza datos del emisor, receptor, valor de la nómina, periodo, fecha de generación, etc.
Tipos de documentos que se deben generar electrónicamente
En Colombia, la DIAN ha definido varios tipos de documentos electrónicos:
- Factura Electrónica de Venta.
- Nota Crédito Electrónica.
- Nota Débito Electrónica.
- Documento Soporte Electrónico en Adquisiciones a No Obligados a Facturar.
- Documento de Nómina Electrónica.
- Documento Equivalente Electrónico.
- Factura Electrónica como Título Valor (Factura Electrónica RADIAN).
Normatividad Vigente
- Resolución 000165 de 2023: Establece el sistema de facturación electrónica, los proveedores tecnológicos autorizados y adopta los anexos técnicos para la factura electrónica de venta y el documento equivalente electrónico. Ver Resolución 000165 de 01-11-2023.
- Resolución 000119 de 2024: Modifica y adiciona artículos a la Resolución 000165 de 2023, ajustando aspectos técnicos y operativos del sistema de facturación electrónica.Ver Resolución 000119 de 2024: Resolución 000119 de 30-07-2024.Pdf.
- Resolución 00008 de 2024: Modifica el artículo 23 y parcialmente el parágrafo del artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023, estableciendo plazos y condiciones para la implementación de los anexos técnicos.Ver Resolución 00008 de 2024: 83-039-0089.
- Resolución 000189 de 2024: Modifica la Resolución 000165 de 2023, introduciendo ajustes en los plazos y procedimientos para la adopción de la factura electrónica y documentos equivalentes. Ver Resolución 000189 de 30-10-2024.pdf.
- Decreto 442 de 2023: Reglamenta parcialmente los artículos 511, 615, 616-1, 617, 618 y 771-2 del Estatuto Tributario, estableciendo disposiciones generales sobre el sistema de facturación electrónica. Ver Compilación Jurídica de la DIAN – Decreto 442 de 2023.
- Ley 2155 de 2021: Modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, ampliando el alcance del sistema de facturación electrónica y estableciendo nuevas disposiciones para su implementación.
- Resolución 167 de 2021: Implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Ver Resolución 000167 de 30-12-2021.pdf.
- Resolución 085 de 2022: Desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, estableciendo el anexo técnico correspondiente y otras disposiciones. Ver Resolución 000085 de 08-04-2022.pdf.
