Facturación electrónica

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¿Qué es la facturación electrónica?

Es la forma digital de emitir, enviar y almacenar documentos mercantiles, en lugar de entregarlas en papel, se generan a través de un sistema informático y se envían por medios electrónicos, como correo o plataformas en línea.

Proceso de habilitación

Para que una empresa o contribuyente pueda emitir comprobantes electrónicos de manera legal y válida ante el SRI, debe completar un proceso de habilitación que garantice el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales y operativos establecidos por la autoridad tributaria. Este proceso consta de las siguientes etapas:

  1. Obtener un certificado de firma electrónica a través de una entidad certificadora autorizada.
  2. Desarrollar o adquirir un software de facturación electrónica que cumpla con las especificaciones del SRI.
  3. Solicitar la autorización para emitir comprobantes electrónicos mediante el portal del SRI.
  4. Realizar pruebas de emisión para verificar el correcto funcionamiento del sistema.
  5. Recibir la autorización definitiva para la emisión de comprobantes electrónicos.

Firma digital

Es un requisito indispensable para garantizar la autenticidad e integridad de los comprobantes electrónicos. Debe ser obtenida a través de una entidad certificadora acreditada por el SRI.

Representación gráfica

Aunque los comprobantes son electrónicos, es necesario generar una representación impresa del documento electrónico (RIDE), normalmente en PDF y que contenga:

  • Datos del emisor y receptor.
  • Detalle de bienes o servicios.
  • Número de autorización.
  • Código de barras o QR con información clave.

Tiempo de almacenamiento obligatorio

Los comprobantes electrónicos deben ser almacenados por un período mínimo de 7 años, tanto por el emisor como por el receptor, en formato digital que garantice su integridad y disponibilidad.

Formas de facturar electrónicamente

  • Facturador electrónico gratuito (SRI): El SRI ofrece un facturador de escritorio que permite generar y enviar facturas electrónicas, junto con otros comprobantes como guías de remisión y notas de crédito. 
  • Portal SRI & Yo en línea: Esta plataforma web del SRI permite emitir facturas electrónicas de forma gratuita y en línea, con acceso a través de un navegador web. 
  • Sistemas propios del contribuyente: Los contribuyentes pueden desarrollar o utilizar software propio para generar y enviar facturas electrónicas, siempre que cumplan con los requisitos del SRI. 
  • Proveedores de software de facturación electrónica: Existen diversos proveedores que ofrecen soluciones de facturación electrónica, que suelen integrar la emisión de facturas con otros sistemas de gestión empresarial.

Utilización de software propio

Los contribuyentes pueden optar por:

  • Desarrollar su propio software de facturación electrónica, asegurándose de que cumpla con los requisitos y estándares técnicos establecidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
  • Utilizar el software gratuito proporcionado por el SRI.
  • Contratar los servicios de un PAC.

Identificación de documentos

Cada comprobante electrónico debe contener:

  • CUFE (Código Único de Factura Electrónica): Identificador único para cada factura.
  • CUNE (Código Único de Nota Electrónica): Para notas de crédito o débito.
  • Sello de Autorización: Emitido por el SRI, valida la autenticidad del comprobante.

Tipos de documentos que se deben generar electrónicamente

El SRI permite la emisión electrónica de los siguientes comprobantes: 

  • Facturas.
  • Liquidación de compra de bienes.
  • Notas de crédito.
  • Notas de débito.
  • Guías de remisión.
  • Comprobantes de retención. 
  • Documento retención presuntiva y retención emitida por propio vendedor o por intermediario.
  • Comprobante de pago de cuotas o aportes.

Normatividad vigente

 Las principales resoluciones que regulan la facturación electrónica en Ecuador son:

  1. Resolución NAC-DGERCGC22-00000024 ESTABLECE DISPOSICIONES EN TORNO A LA EMISIÓN DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS, DE MANERA ELECTRÓNICA, ASÍ COMO RESPECTO DE LA OBLIGATORIEDAD DE EMISIÓN DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN ELECTRÓNICOS EN LA “VERSIÓN ATS”(REFORMA LAS RESOLUCIONES NAC-DGERCGC18-00000233; NAC-DGERCGC18-00000191; NAC-DGERCGC17-00000430) https://www.sri.gob.ec/o/sri-portlet-biblioteca-alfresco-internet/descargar?id=c508d69a-4ea4-4940-8777-fbe89fef2fac&nombre=NAC-DGERCGC22-00000024.pdf 
  2. Resolución NAC-DGERCGC24-00000008: Establece los porcentajes de retención en la fuente de impuesto a la renta que deberán aplicar los sujetos pasivos que paguen o acrediten en cuenta, ingresos que constituyan rentas gravadas para quien los reciba. (Deroga la Resolución NAC-DGERCGC14-00787; Reforma las Resoluciones NAC-DGERCGC18- 00000233; NAC-DGERCGC16-00000092; NAC-DGERCGC20-00000061; NAC-DGERCGC22-00000024) https://www.sri.gob.ec/o/sri-portlet-biblioteca-alfresco-internet/descargar?id=0ab24f1c-fa3f-4623-a9f4-aeedc6067d0d&nombre=NAC-DGERCGC24-00000008.pdf
  3. Resolución NAC-DGERCGC22-00000052: REQUISITOS EN COMPROBANTES DE VENTA / FACTURACIÓN OPERADORAS DE TRANSPORTE REFORMAR LA RESOLUCIÓN No. NAC-DGERCGC17-00000295, PUBLICADA EN EL SUPLEMENTO AL REGISTRO OFICIAL No. 3 DE 30 DE MAYO DE 2017, Y SUS REFORMAS (REFORMA TAMBIÉN LA RESOLUCIÓN NAC-DGERCGC17-00000587) https://www.sri.gob.ec/o/sri-portlet-biblioteca-alfresco-internet/descargar?id=e2ddc7b0-4498-4a0e-8891-8f807b3ca4a5&nombre=NAC-DGERCGC22-00000052.pdf 

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